El sistema de gestión de calidad es una estructura que da orden a la ejecución de las actividades de cada proceso, buscando el éxito en el flujo de información y la apropiación de tareas por parte de los responsables.
La implementación de este sistema brinda la estructura que da orden a la ejecución de las actividades de cada proceso. Es importante aclarar que la efectividad mide la ejecución de las actividades en tiempo adecuado, buscando el éxito en el flujo de información y apropiación de tareas por parte de los responsables.
A la hora de documentar procesos es necesario tener en cuenta la estructura que muestra un usuario, lo que debe hacer y cuál es su rol dentro de la organización.
La descripción debe tener como ejes fundamentales las responsabilidades que se adquieren al asumir un cargo en una organización.
Definición de procesos
Un proceso constituye una serie de actividades que conducen al logro de una meta.
Para ser efectivo, el proceso debe estar definido por sus objetivos, actividades e indicadores.
La definición de procesos tiene como punto de partida su objetivo y continúa con las actividades necesarias para alcanzar las metas allí establecidas. Para esto el proceso también debe contar con una serie de indicadores y métricas que indiquen si está teniendo un buen desempeño y está alcanzando los objetivos para los cuales fue definido.
El proceso debe contar con un líder que con su conocimiento y experiencia contribuya al desarrollo de su equipo de trabajo con metodologías de mejora continua, permitiendo que las actividades a todos los niveles se realicen de manera eficiente, controlando los eventos inesperados. El gestor de procesos es el canal de comunicación que tendrá la alta dirección para la toma de decisiones.
Cada proceso debe contribuir al logro de los objetivos y cada uno de ellos debe tener un alcance definido en el logro de los mismos. En el mismo sentido, la responsabilidad de cada proceso debe ser clara y concisa para que no dé lugar a errores o malas interpretaciones.
Desarrollo de actividades
La actividad del proceso, así como la definición de sus actividades, son cruciales para el correcto desarrollo de un proceso.
Es importante definir niveles de responsabilidad en función de la criticidad de las tareas, donde el perfil de los integrantes del proceso es la base para asignarlas y lograr los resultados esperados.
En este punto, es importante aplicar actividades de seguimiento para identificar fallas o acciones para mejorar las actividades de desarrollo, entregando a los responsables las herramientas para mejorar su desempeño dentro de una organización.
La dirección de un proceso tiene dentro de su planificación la obtención de resultados, que son entradas para otros procesos y se conocen como salidas y que, al integrarse, permiten a la alta dirección medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Ficha de proceso
La hoja de proceso es un documento que debe permitir a los usuarios navegar por el contenido de acuerdo a la disponibilidad de información que la organización considere que debe estar al alcance al momento de consultar. Es por ello que tiene dos relaciones principales: una con los documentos, donde en el procedimiento se identifican las actividades a su cargo y los formatos que luego se convertirán en registros que evidencian la gestión; y otra con riesgos asociados, que permitirán al equipo de trabajo anticiparse a estas situaciones que pueden impactar negativamente en la operación y continuidad del negocio.